Digitação do texto FAQ

Principais dúvidas sobre o Ultracar 5.0

O relatório impresso ou visualizado está cortando antes ou depois do final da folha.

SOLUÇÃO: O tamanho da folha está informado errado ao sistema, verifique primeiro a configuração de sua impressora com o tanhanho do papel que você está utilizando, depois entre na rotina de configurar formulário do ULTRACAR 5.0 e ajuste o formulário desejado para imprimir na impressora desejada com o tamanho de papel correto, para isso proceda da seguinte forma:

Entre no ULTRACAR 5.0.

Vá até utilitários e escolha a opção configurar formulário.

Abra o arquivo correspondente ao formulário que você quer ajustar (verifique o nome do arquivo no rodapé do formulário impresso)

Após abrir o arquivo desejado vá no menu arquivo, escolha a opção configurar página e defina a impressora e tamanho do papel correto.

As informações do relatório não cabem na página, fica faltando um pequeno pedaço na margem direita da folha.

SOLUÇÃO: Primeiro tente a solução da questão anterior, caso não tenha sucesso, entre no configurador de formulários e ajuste os campos que estão fora de padrão com o mouse e com as setas de movimentação do teclado

Quanto pede para imprimir ou visualizar um relatório, a impressora solta uma folha em branco ou a tela dá apenas uma piscada.

SOLUÇÃO: Não existem dados para serem impressos ou visualizados, certifique-se que a data do relatório esteja dentro de um período que contenha dados ou que os dados estejam completos no arquivo.

Não emite o relatório de funcionários por serviços.

SOLUÇÃO: Este problema é semelhante ao item anterior, porém você não informou no orçamento qual ou quais mecânico(s) foram os responsáveis pelo serviço, bem como o percentual de comissão dos mesmos.

Aparece a mensagem: Contate a Ultrasystem sobre o erro: ARQUIVO NÃO EXISTE .ULTRA. na abertura do sistema

SOLUÇÃO: não existe um desenho de fundo, como padrão o Ultracar utiliza o arquivo fundo14.bmp como fundo de tela, existe, na pasta ULTRACAR5 um arquivo chamado fundos.zip, basta descompactar este arquivo com o pkunzip ou o winzip. Ou ainda criar um arquivo chamado fundo14.bmp com paint do windows e salvar na pasta ULTRACAR5.

Aparece a mensagem: Contate a Ultrasystem sobre o erro: STRUTURAL CDX NOT FOUND.

SOLUÇÃO: O arquivo de índice está com problema, tente reordenar os arquivos. Se o problema persistir saia do sistema, delete todos os arquivos com extensão CDX da pasta ULTRACAR5, entre no sistema, informe usuário: ORGANIZA, sem senha (senha em branco) e reorganize os arquivos, entre novamente no sistema após a reorganização dos arquivos. A senha ORGANIZA funciona como uma senha de emergência apenas para reorganizar os arquivos.

Ao cadastrar o nome da empresa no parâmetro do sistema verifica-se que o nome não ficou completo (cortou o final)

SOLUÇÃO: O nome da empresa é muito grande e ultrapassa os 40 caracteres permitidos no cadastro, abrevie o nome de sua empresa.

A barra de ferramentas do módulo de configurar formulário não aparece.

SOLUÇÃO:

Deixe o sistema fechado tem todas as máquinas.

Pelo servidor (no caso de redes) acesse o windows explorer.

Abra a pasta ULTRACAR5.

Exclua os arquivos FOXUSER.DBF e FOXUSER.FPT

Entre no sistema e quando for solicitado NOME e SENHA, saia do sistema (não é necessário informar nome e senha)

Acesse o windows explorer, altere a propriedade dos arquivos acima para “SOMENTE LEITURA”

Não consegue visualizar impressão

SOLUÇÃO: conferir o config.sys = files=180 ou 200 e buffers=32,8

autoexec.bat = set foxprow=-saveregs caso for windows,

caso seja dos = set clipper=180 ou 200.

Ordem do índice não encontrada em contas a pagar e receber.

Solução: ir ao diretório ultracar5 e deletar os arquivos contp.cdx

e contr.cdx. entrar no sistema e organizar os arquivos.

Buscar sistema na rede.

SOLUÇÃO: ir no terminal desejado, clicar com o botão direito na área de trabalho, ir em novo, entrar em atalho e pedir para procurar. em seguida entrar nos arquivos do servidor, buscar a pasta desejada,dentro desta pasta buscar o executável do diretório. logo clique em avançar e depois em concluir. sendo assim estará criado o atalho do programa que deseja executar no terminal.

Este programa executou uma operação ilegal.

Solução:, este não é um erro do sistema da ultrasystem. é um erro causado pelo windows, pode ser algum arquivo do mesmo que pode estar danificado. Verifique também o espaço disponível em seu disco rígido, evite de trabalhar com menos de 150 mb livres. Em muitos casos é necessário reinstalar o windows.

Erro biblioteca api.

Solução: É necessário descompactar o arquivo LIBS.ZIP que está na pasta ULTRACAR5 de sua máquina, para isso use o pkzip ou o winzip.

Erro na definição de tela.

Solução: lembre-se que seu video deve estar configurado nas seguintes opções: video deve estar 800x600, fontes pequenas e 256 cores. isto será feito na sua área de trabalho. clicar com o botào direito de mouse, em seguida ir em propriedades, logo configurações e fazer as alterações.

sempre que entrar no sistema confira se o num lock está acesso.não esqueça se os cabos estão conectados corretamente. Reorganize os arquivos diariamente, indo ao utilitários, organizar arquivos,move todos, indexa e executa. esta operação mantém sempre os índices atualizados

O que são áreas ?

Áreas são as áreas de serviço da sua oficina. Ex: Mecânica, Lanternagem, Pintura, Elétrica, etc.

O que são grupos?

Grupos são grupos de peças, nele deverá ser cadastrado todas as peças utilizadas na oficina. Ex: Farois, Correias, Lonas, Pastilhas, etc.

Como é feito o Plano de contas ? (1)

No Plano de Contas deverá cadastrar tudo aquilo que tem a pagar e tudo o que tem a receber. Primeiramente deverá cadastrar dois grupos. Ex:.

1000- PAGAMENTOS

DESPESA

2000-RECECIMENTOS

RECEITA

Em seguida, deverão ser cadastrados os subgrupos ou seje todas as suas receitas e despesas. Ex:

1000-0001

COMPRA DE PEÇAS

DESPESA

1000-002

SALARIOS

DEPESA

1000-003

CONTA DE TELEFONE

DESPESA

2000-001

.RECEBIMENTO DE O.S

RECEITA

2000-002

RECEBIMENTO DE VENDAS

RECEITA

E assim sucessivamente.

Obs: O Plano de contas pode ser cadastrado da forma que preferir este acima e apenas um exemplo.

Como montar um plano de contas ? (2)

Primeiramente crie dois grupos (critérios definidos pelo usuário).

Veja um exemplo prático:

Clique em NOVO, no código digite 1000, pressione ENTER e digite o grupo, ex.:

1000- PAGAMENTOS

2000- RECEBIMENTOS

Estes são os grupos.

Depois de cadastrar os grupos será necessário cadastrar os subgrupos, que irão receber dados diretamente do contas a pagar ou contas a receber, conforme o tipo definido (despesa ou receita) no grupo e no subgrupo também

Exemplo:

DESPESAS: (GRUPO 1000)

1000-001 FORNECEDORES

1000-002 FUNCIONÁRIOS

1000-003 IMPOSTOS

RECEITAS (GRUPO 2000)

2000-001 SEGURADORAS

2000-002 CHEQUES PRÉ-DATADOS

2000-003 RECEBIMENTO A VISTA

Para definir um plano de contas bem completo primeiro faça um rascunho em um papel de suas receitas e despesas, depois classifique-as conforme a codificação acima exemplificada.

Como o orçamento é autorizado?

Para autorizar o orçamento deverá gravá-lo primeiro em seguida basta clicar em ORDEM DE SERVIÇO e informar a data que este foi autorizado.

Qual é a diferença entre administrativo e oficina (impressão do orçamento) ?

Administrativo: é a via impressa para o cliente, descrição de peças, dos serviços que foram feitos e também com os valos de cada um.

Oficina: É a via impressa para a própria oficina mesmo ou para o mecânico que irá executar o serviço, nesta não sai com valores.

Como imprimo o orçamento?

Para imprimir o orçamento ou O.S direcione para a impressora ou para o vídeo (através dos ícones próprios para isso) depois selecione o tipo de relatório que deseja imprimir primeiro se é administrativo ou oficina

Quando autorizo o orçamento e ele me pergunta se desejo exportar dados para o financeiro o que devo fazer?

Se você utiliza a parte financeira do sistema deverá clicar em sim que ele importará estes dados para o seu contas a receber.

Para onde vão estas informações ?

Estas informações vão para o seu contas a receber e enquanto estas não forem importadas poderão ser enviadas para lá quantas vezes forem precisas, ou seja , se acrescentar um peça no orçamento ou serviço ele adicionará estes valores.

Quando a O.S estiver fechada, deverá entrar no Contas a receber – Novo – Importar dados, para transferir estes dados para seu contas a receber definitivo.

O que significa check-in?

Check-in é uma checagem na entrada do veículo para informar o estado que o veículo chegou na oficina, sem tem arranhados, amassados, para que o cliente não tenha reclamações com você imprima sempre uma via.

Como é feito o backup? E necessário fazer sempre? (1)

SIM!, O backup é a segurança dos seus dados. Se por um acaso der algum problema na sua máquina e você perder todos os programas instalados com o backup você recupera seus dados

Se o backup for feito todos os dias corretamente não terá nenhum problema, bastará instalar novamente o programa e voltar os dados para o sistema.

Por isso tire o backup todos os dias.

Para fazer é muito simples, assim que você sai do programa ele já te da esta opção

Clique em efetuar backup insira o disquete no drive A: e selecione a opção número 1.

OK para sair e Efetuar backup. Para efetuar backup, insira um disquete no drive, clique em efetuar backup e escolha a opção 1 – criar cópia de segurança. Digitando 1 o backup será iniciado automaticamente.

Esta rotina deve ser efetuada todos os dias, com horário e número de disquetes definidos pelo cliente. Ex.:

Estes serão os discos usados em uma semana. Na semana seguinte use os mesmos discos para, os dias que cada um se refere, não é necessário usar cinco disquetes para cada semana, apenas, troque os seis disquetes periodicamente.

O plano de contas é uma separação detalhada dos tipos de conta, sem ele não será possível lançar contas a pagar ou a receber. O centro de custo é o agrupamento deste plano de contas por área da empresa. Ex.: ADMINISTRATIVO - OPERACIONAL.

Qual a diferença entre peças digitadas e peças, serviços digitados e serviços

Peças digitadas é a opção do orçamento, onde a peça é digitada sendo usada somente para aquele orçamento, não tendo movimentação de estoque.

O item peça é usado quando se tem um prévio cadastro de peças, onde é feita a movimentação de estoque.

Serviços e serviços digitados, funcionam da mesma forma, usando serviços, é necessário Ter um cadastro previamente montado de mão-de-obra.

Externa, é usada para o cliente, observações diversas necessárias em um orçamento. Interna, é usada para o funcionário, que sai quando é emitido um orçamento para oficina.

Administrativo, via do orçamento para o cliente com todos os valores, forma de pagamento, data de vencimento, etc. Oficina, via do orçamento para o mecânico, onde só é emitido os serviços a serem executados e as peças a serem trocadas, sem valores.

1. Pelo item correção de estoque: vai aparecer a quantidade atual da mercadoria e o item quantidade correta, informe a quantidade e confirme.

São itens usados para o cupom fiscal. A forma de pagamento e a tributação são cadastradas de acordo com as informações emitidas pelo cupom fiscal usado.

A nota será emitida de um orçamento autorizado. Ao autorizar o orçamento a emissão de nota é feita, clicando em nota fiscal que se encontra na barra de ferramentas do orçamento. Aparecerá uma mensagem com o número de notas fiscais geradas. Para imprimir a nota, vá ao item Nota Fiscal que está no menu movimento, localize a nota e imprima. Não se esqueça que a nota deve ser configurada antes da emissão.

Pode-se emitir uma nota fiscal sem necessariamente passar pelo orçamento, para isso vá até a tela de notas fiscais peça uma nova nota e preencha os dados solicitados.

Antes de emitir notas fiscais certifique-se que o parâmetro do sistema está configurado para o seu tipo de nota.